Você sabia que as condições básicas para começar um projeto devem ser descritas detalhadamente e com clareza no escopo do projeto?
O escopo nada mais é que a parte inicial do planejamento do projeto que determina e documenta os objetivos específicos, entregas, tarefas, custos e prazos.
A descrição detalhada do que é o produto/serviço que será desenvolvido e seus subprodutos também devem constar no escopo.
Sem a definição do escopo você não consegue prever o custo e o tempo do projeto.
A sua função é explicar os limites do projeto, direcionar as responsabilidades de cada colaborador da equipe e descrever os procedimentos para realização, verificação e aprovação do trabalho.
É neste documento que as diretrizes em relação a tomadas de decisões sobre possíveis mudanças durante as etapas. É natural que o gestor precise reformular uma parte do cronograma ao longo da execução.
São 4 documentos básicos que compõem o escopo do projeto:
A primeira coisa a ser feita é criar o Plano de Gerenciamento do Escopo (PGE), neste documento o gestor deve descrever como será a definição, desenvolvimento, monitoria, controles e análises do escopo.
Lembre-se: quanto mais clara for a linguagem usada melhor o entendimento de todos os colaboradores do projeto.
O segundo passo é desenvolver o Termo de Abertura do Projeto, conhecido também como Project Charter, que nada mais é que o documento que formaliza e autoriza o projeto.
Este termo garante a autoridade do gerente do projeto de iniciar, gerenciar e tomar decisões durante o processo das atividades.
A Documentação dos Requisitos é o terceiro passo na montagem do escopo do projeto. Este documento estabelece as relações de todas as necessidades que devem ser atendidas pelo projeto com os objetivos.
Por último os Ativos de Processos Organizacionais estão relacionados ao histórico da empresa em execução de outros projetos e também as normas e cultura interna da empresa que podem influenciar no direcionamento.
Seguir estes passos para a montagem do escopo do projeto centraliza as principais informações para início das atividades.
Quanto mais completo e com linguagem clara, sem gerar ambiguidades, melhor para o projeto no todo.
Se preparar para ser um gestor de projetos começa com um estudo multidisciplinar que faça a junção de teoria e prática.
Na Século XXI o MBA em Gerenciamento de Projetos da FGV possui essa abordagem teórico-prática ideal para se tornar um bom gestor.
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