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Métodos de organização de tarefas: como identificar o melhor

Tempo de Leitura: 8 minuto(s)

Publicado em 27 de Novembro de 2018. Por: SÉCULO XXI - CONVENIADA FGV.

TAG's: metodos, organizacao, tarefas, identificar, melhor

Está em busca de métodos de organização de tarefas que tragam mais eficiência para a sua vida diária? Então, você está no lugar certo. Com a quantidade de coisas que temos para fazer todos os dias, é comum que a ansiedade e o estresse acabem fazendo parte da nossa rotina. Embora seja algo recorrente, isso não significa que precisamos nos render a eles – muito pelo contrário!

Abaixo, nós trouxemos algumas dicas de métodos de organização de tarefas. É claro que nem todos funcionam perfeitamente para todo mundo. Por isso, além de saber para qual perfil de pessoa cada um deles é mais indicado, nada melhor do que experimentar e descobrir qual deles mais funciona para você.

Confira 3 ótimos métodos de organização de tarefas

1. Getting Things Done

O primeiro da lista de métodos de organização de tarefas que vamos apresentar aqui é o Getting Things Done, ou “A arte de fazer acontecer”, criado por David Allen. Por ser bastante completo e abrangente, esse método é recomendado principalmente para pessoas que precisam desempenhar uma grande variedade de tarefas.

Isso quer dizer que o Getting Things Done pode ser usado na busca de maior eficiência, seja nas tarefas de casa, no trabalho, nos estudos, nas demandas pessoais, entre outras atividades. Dessa forma, colabora para que a organização de obrigações e projetos não se torne motivo de ansiedade ou estresse.

Como aplicá-lo:

Se você é do tipo que vive preocupado com a quantidade de coisas a serem realizadas, o Getting Things Done é um dos melhores métodos de organização de tarefas para você. Veja as etapas!

1. Coleta: sabe aquela lista extensa de tarefas que costuma sondar seus pensamentos diariamente? Anote absolutamente tudo no papel. Você vai ver que só de registrar o que precisa fazer já é possível sentir um alívio. Assim, a chance de você se esquecer de alguma tarefa diminui.

2. Processamento: está com tudo anotado? Agora é hora de separar todas as tarefas em categorias, definindo prazos, quais são suas prioridades e o que deve ser feito a longo prazo.

3. Organização: nessa etapa é preciso pensar em um sistema para colocar as tarefas em prática. Elas podem ser organizadas por contexto, ou seja, separadas de acordo com quais devem ser feitas em casa, no trabalho ou em outras situações.

4. Revisão: embora não pareça tão relevante em um primeiro momento, revisar como anda o sistema de organização de tarefas é fundamental. Isso porque só assim você consegue verificar se o seu planejamento está correndo bem.

5. Execução: por fim, basta seguir o que foi definido até aqui, colocando em prática as tarefas planejadas, de acordo com a situação e momentos escolhidos.

O Getting Things Done é um dos métodos de organização de tarefas mais adequados para quem está em busca de mais produtividade nas diferentes áreas da vida. Porém, fique sabendo que para que a metodologia funcione, todas as etapas devem ser seguidas. Afinal, o sucesso de uma etapa depende da anterior.

2. KonMari

A segunda sugestão da nossa lista de métodos de organização de tarefas é o KonMari, criado pela japonesa Marie Kondo. A autora defende a ideia de que um ambiente organizado é capaz de revolucionar o nosso estilo de vida e até a nossa mente devido ao seu potencial libertador. Para ela, limpar a casa, por exemplo, é um ato que faz bem para o nosso físico e a nossa alma.

Além disso, o KonMari também faz as pessoas refletirem sobre a relação que possuem com os objetos. O objetivo é manter coisas realmente úteis, deixando o excesso de lado e mantendo apenas o que é importante. Saiba como manter a casa e a vida mais organizada utilizando essa metodologia:

Mandamentos do KonMari

1. Arrume tudo de uma vez

Diferentemente de outros métodos de organização de tarefas, o KonMari trabalha com a ideia de que tudo deve ser arrumado de uma só vez. Sua criadora acredita que realizar tarefas por etapas acaba levando as pessoas a procrastinarem. Portanto, a organização deve ser total, começando com a revisão do estilo de vida.

2. Não tenha dó de jogar coisas fora

Sabe aqueles objetos que não têm utilidade ou aquelas roupas que você nunca usou? Descarte tudo sem pensar duas vezes. Guarde apenas os itens que te trazem alguma sensação positiva e que são usados no dia a dia. De resto, jogue no lixo o que não presta ou doe o que estiver em bom estado.

3. Organize as coisas por categoria

Você costuma guardar coisas diferentes em um mesmo espaço? O método KonMari aconselha fazer a ordenação das coisas seguindo categorias que ajudem as pessoas a saber tudo o que possuem. Assim, fica muito mais fácil identificar também o que pode ser descartado.

4. Deixe os objetos visíveis

Para não acabar se esquecendo de objetos que têm utilidade, tente deixar suas coisas visíveis e acessíveis. Dessa maneira, você evita que alguma coisa seja deixada sabe-se lá por quanto tempo no fundo da gaveta, por exemplo.

4. Crie um ritual cotidiano

Evite gerar mais bagunça no dia a dia. O bom é que não é preciso muito esforço para isso. Ao invés de chegar em casa e largar a bolsa em qualquer lugar ou jogar as roupas pelo quarto, mantenha cada coisa em seu devido lugar. Com tudo em ordem, você pode relaxar.

O método KonMari é diferente da maioria dos métodos de organização de tarefas, pois leva as pessoas a repensarem seus hábitos, relacionamentos, utilidade de objetos que possuem, sempre avaliando se eles estão alinhados às suas metas de vida. Trata-se de evitar excesso, itens desnecessários e concentrar-se no que realmente importa.

3. A boa e velha lista de tarefas

Algumas pessoas lidam melhor com os métodos de organização de tarefas considerados mais simples, como é o caso da tradicional lista de tarefas. Afinal, só de conseguir visualizar todas as atividades que é preciso cumprir no dia, a ansiedade diminui e você pode organizar da sua maneira como realizá-las.

O melhor de tudo é que a lista é um dos métodos de organização de tarefas com o maior número de recursos tecnológicos disponíveis, o que é ótimo para facilitar a nossa vida. Abaixo, separamos algumas dicas de aplicativos que você pode utilizar no computador, tablet e/ou no smartphone:

Google Keep

O Google Keep é mais um dos recursos oferecidos gratuitamente para quem tem conta no Google. É um aplicativo excelente não apenas para a criação de listas que podem ser compartilhadas com outras pessoas, mas também para rápidas anotações e até gravação de áudios.

Todoist

O Todoist é outro aplicativo que você pode utilizar para gerenciar listas de tarefas e projetos tanto individuais quanto em grupo. A principal vantagem dessa ferramenta é o controle de produtividade, que te permite acompanhar a quantidade de tarefas cumpridas por dia, assim como a média semanal.

Trello

O Trello talvez seja uma das ferramentas mais conhecidas para a organização de tarefas. Ele pode ser aplicado para um projeto no trabalho, planejamento de viagem ou qualquer tarefa pessoal. O visual ajuda a manter tudo em ordem e a acompanhar se as metas estão sendo cumpridas.

Qual dos métodos de organização de tarefas você gostou mais? Quer ficar por dentro de outras dicas bacanas? Então, não deixe de seguir a Século XXI nas redes sociais!

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