Falar em administração do tempo para muitas pessoas é sinônimo de uma batalha que precisa ser vencida todos os dias. Esse é um sentimento comum, pois parece que estamos constantemente correndo contra o tempo para cumprir com todas as nossas obrigações e ainda conseguir cuidar de nós mesmos.
Diferentemente do que muitos acreditam, administração do tempo não significa controlar todas as horas do seu dia, pois é algo impossível. Na realidade, trata-se de organizar as tarefas para que você consiga cumpri-las com maior produtividade. E, claro, ter mais tempo de sobra para a sua vida pessoal.
Portanto, você não precisa se preocupar tanto assim, afinal você não está nessa sozinho. Para te ajudar, o post de hoje traz algumas práticas que vão facilitar a sua vida quando o assunto é administração do tempo.
Em primeiro lugar, é preciso falarmos sobre a questão da organização. Talvez você se pergunte: mas o que isso tem a ver com o tempo? Quando seu local de trabalho está totalmente desorganizado, você corre o risco de acabar perdendo tempo procurando, por exemplo, aquele relatório importante na sua enorme pilha de papeis.
É por isso que manter o ambiente organizado é o passo inicial para quem deseja melhorar a administração do tempo, seja para ser mais produtivo no trabalho ou nos estudos. Você terá mais facilidade para cumprir suas tarefas em um ambiente de trabalho limpo e organizado. Isso vale até mesmo para o computador. Coloque os arquivos e documentos importantes em pastas identificadas e jogue fora o que é desnecessário.
Essas dicas valem também para quem estuda e trabalha em casa, o que é algo cada vez mais comum. É fundamental que você tenha um espaço reservado para realizar as suas tarefas e onde seus livros e demais materiais de consulta estejam ao alcance das mãos. Pode não parecer, mas isso tudo impacta na administração do tempo.
Agora que você organizou o seu ambiente de trabalho, é hora de identificar todas as suas atividades, sejam elas rotineiras ou não. Mesmo aquelas pessoas que possuem uma boa memória vão ver as vantagens de listar todas as tarefas do dia. Afinal, fica muito mais fácil fazer a administração do tempo quando você consegue ter uma visão mais ampla de tudo aquilo que você precisa fazer.
Além de criar uma lista no papel, você pode contar com aplicativos que te ajudam a organizar suas tarefas. Um deles é o Google Tasks, um app muito fácil de usar, com ótimos recursos e totalmente grátis. O melhor de tudo é que ele pode ser sincronizado com seus dispositivos.
Outro aplicativo de listas de tarefas bastante popular é o Remember the Milk, cujo diferencial é o oferecimento de widgets para a tela do Android. Há também o Todoist, um dos aplicativos de organização mais usados no mundo. Além de ser fácil de usar, ele permite organizar as tarefas em categorias e cores diferentes.
Uma boa administração do tempo também exige que você saiba priorizar as tarefas que são mais urgentes ou que demandam uma maior atenção. Por mais que, às vezes, todos os itens da sua lista sejam importantes, você precisa saber separar as tarefas de acordo com a ordem de prioridade.
Para isso, é necessário que você liste todas as atividades envolvidas em cada tarefa a ser cumprida. Afinal de contas, cada contato por telefone ou por e-mail, por mais simples que essas atividades sejam, tomam tempo.
Se estamos falando aqui sobre administração do tempo, vale pontuar que fazer esse cálculo do tempo gasto em cada atividade ajuda na priorização das tarefas. Só assim você conseguirá fazer uma estimativa mais precisa do que poderá dar conta durante o dia e aproveitar seu tempo da melhor maneira.
A maioria das pessoas está conectada o tempo todo por meio de computadores e outros dispositivos móveis. Isso significa que estamos constantemente recebendo notificações de reuniões, novas mensagens e e-mails. Por tirar a atenção do que estamos fazendo, essa dinâmica tem gerado dificuldades de concentração.
Engana-se quem acha que fazer várias coisas de uma vez colabora para a administração do tempo. Quando você faz muitas coisas ao mesmo tempo, você corre o risco de não conseguir fazer nada. Assim, o melhor é fazer uma tarefa por vez, ou seja, sem interrupções.
Mas por que isso importa? A nossa mente precisa de um tempo para se concentrar e entrar no ritmo de uma atividade. Quando você interrompe o que está fazendo, você acaba perdendo o foco e gastando mais tempo para conseguir retomar.
Nós sabemos que manter o foco nos estudos ou no trabalho pode ser um desafio. É por isso que você pode contar com técnicas desenvolvidas especialmente para ajudar as pessoas na administração de tempo, como é o caso da Técnica Pomodoro.
Esse método foi criado pelo italiano Francesco Cirillo, nos anos 1980. Basicamente, a ideia consiste em dividir o fluxo de trabalho em blocos, visando melhorar a agilidade do cérebro e colaborar para o foco. Cirillo definiu que cada bloco, chamado de pomodoro, deveria ter 25 minutos. Esse tempo ideal foi estabelecido depois de muita pesquisa.
Cada bloco é separado por breves intervalos de 3 a 5 minutos. E, depois de quatro pomodoros, é feita uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos. Segundo o criador, essas pausas frequentes aumentam a nossa agilidade mental. Que tal experimentar a Técnica Pomorodo na administração do tempo?
Para que você não tenha aquela sensação diária de estar atrasado, você precisa estar preparado para lidar com possíveis interrupções que não estavam previstas no seu planejamento. É por isso que uma administração do tempo bem-sucedida deve antecipar esses imprevistos.
Por isso, se você trabalha oito horas por dia, sua lista de tarefas não pode conter atividades que vão tomar todas essas horas. É preciso deixar um espaço de tempo entre elas, seja para quando algum colega for tirar uma dúvida, o telefone tocar, um novo e-mail chegar e por aí vai.
Não esqueça que tanto o nosso corpo quanto nossa mente têm seus limites e eles devem ser respeitados. Por isso, embora estender o horário de trabalho até mais tarde possa parecer ótimo para finalizar todas as tarefas que você listou no começo do dia, você não deve fazer isso com frequência.
Se você começar a estender demais seus horários de estudo ou trabalho, você ficará não só exausto como também sua produtividade irá baixar. Sem contar que o excesso de cansaço nos atrapalha, já que nossa atenção fica comprometida, levando a erros que poderiam ser evitados.
Além disso, todo mundo precisa reservar um tempo no dia para descansar, relaxar e se divertir. Sendo assim, não deixe de dedicar algumas horinhas à sua família, aos seus amigos e às coisas que você gosta de fazer.
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