Quem trabalha com gestão de projetos sabe que um dos maiores problemas enfrentados no dia a dia é a mudança constante de escopo. Diante disso, a EAP surge como uma ótima solução para lidar com as consequências dessas mudanças, além de outros obstáculos.
Isso porque ela permite aos gestores mapear e controlar todo o trabalho do projeto. Se é isso o que você precisa, não deixe de ler o post para saber mais sobre a EAP e como essa ferramenta ajuda você a fazer um bom gerenciamento de projetos. Confira a seguir!
A sigla EAP (Estrutura Analítica do Projeto) – em inglês, é chamada de WBS (Work Breakdown Structure) – nada mais é do que uma subdivisão dos trabalhos de um projeto em partes menores. A ideia é fazer com que as principais entregas se tornem mais visíveis, o que facilita o controle dos trabalhos, do tempo e do orçamento.
No PMBOK, o principal guia usado pelos profissionais da área, a EAP é a ferramenta obrigatória do gerenciamento de escopo do projeto. Isso porque ela organiza o trabalho de forma visual, dividindo-o em entregas. Dessa maneira, o gestor encontra menos dificuldades para gerenciar o projeto.
Na maioria das vezes, a entrega de um documento textual para os stakeholders não ajuda em nada na análise do projeto. No lugar dele, vale a pena contar com a EAP, pois ela dá uma visão geral do escopo para as partes interessadas e, ao mesmo tempo, ajuda a identificar necessidades e até mesmo incoerências.
Além disso, graças à EAP, dificilmente um elemento solicitado no projeto passa despercebido pela equipe de desenvolvimento. Assim, as chances de impactos negativos diminuem significativamente bem como os pedidos de mudança ao longo das etapas de execução.
Fique sabendo que a EAP também pode ser usada em outros processos, como gestão de tempo, de custos, de riscos, na comunicação, entre outros. Afinal de contas, ela permite mostrar em detalhes o andamento do projeto, as tarefas em execução, a serem realizadas e as entregas que já foram feitas.
É importante pontuar aqui que a EAP não descreve as atividades, mas os chamados pacotes de trabalho, que são as subdivisões das entregas do projeto. Diferentemente do que alguns possam pensar, a ferramenta é útil para projetos de todas os tamanhos e não apenas os grandes.
Não pense que se trata de uma ferramenta complexa ou difícil de ser utilizada. Quando você se acostumar com ela, vai notar que a EAP é o que fundamenta o gerenciamento de projetos. Afinal, essa estrutura ajuda a definir o trabalho, entrega a linha de base do escopo, acompanha o andamento do projeto, promove uma visão comum do trabalho, identifica riscos, estima custos e auxilia o planejamento.
Quem nunca utilizou a EAP pode ter a impressão de que a ferramenta funciona como um cronograma. Porém, saiba que se tratam de instrumentos diferentes. Como foi dito antes, a EAP faz uma divisão em pacotes de trabalho, ou seja, conjuntos de atividades atribuídas a uma área da empresa. Além de serem independentes, os pacotes de trabalho não se repetem na EAP.
Enquanto a EAP mostra como fazer, o cronograma diz o que fazer. Isso não significa que um é melhor do que o outro, pois ambos são importantes para a gestão de projetos. O cronograma costuma ser apresentado em formato de quadro e com o objetivo de fazer uma lista de atividades com as respectivas datas de início e término.
Portanto, o cronograma deve ser feito a partir da EAP. Só depois de serem determinados os pacotes de trabalho é que o gestor deve listar as tarefas, definir os responsáveis e os prazos para a entrega de cada uma delas.
Veja quais são os impactos mais positivos da EAP na gestão de projetos:
Uma das principais vantagens da EAP é que a ferramenta permite ao gestor ter uma visão de todo o escopo do projeto. Dessa maneira, ele consegue atribuir responsabilidades aos grupos de trabalho com mais objetividade. Além disso, todos os envolvidos conseguem visualizar o que já foi entregue e o que ainda está pendente.
Lidar com o orçamento costuma ser uma das partes mais complicadas para os gestores. Isso porque nem sempre é possível prever o custo de um projeto. Entretanto, com a EAP, estimar os recursos necessários para cada pacote de trabalho se torna uma tarefa bastante simples. A ferramenta também ajuda a tomar ações preventivas, já que o gestor consegue identificar antecipadamente possíveis problemas que impactam o orçamento.
Diversos problemas na execução de um projeto surgem por conta de problemas de comunicação. Afinal de contas, manter todo mundo “na mesma página” é sempre um desafio, sobretudo quando o projeto envolve vários grupos de trabalho. Ao contar com a EAP, o gestor consegue tornar os processos mais transparentes, melhorando a comunicação entre todos os envolvidos. Além disso, as equipes podem ficar por dentro do que as demais áreas estão fazendo.
A EAP também é um excelente instrumento para a identificação de riscos. Na hora de criar a estrutura, caso o gestor note riscos associados a algum pacote de trabalho, ele já pode desenvolver planos de ação para eliminá-los ou lidar com as possíveis consequências. Ainda, a EAP ajuda a monitorar ameaças ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
Outra grande vantagem da EAP está ligada aos níveis de produtividade das equipes. Graças à estrutura organizada, que valoriza a objetividade e a transparência, as responsabilidades dos envolvidos se tornam mais claras. Com isso, os profissionais podem atuar de maneira mais assertiva nas entregas e ter expectativas que estejam de acordo com o que foi traçado no planejamento.
Deu para entender como a EAP ajuda você a fazer uma gestão mais eficiente? Se você gostou deste conteúdo, não deixa de conferir outros posts sobre gerenciamento de projetos aqui no blog da Século XXI, conveniada FGV.
