Aprimorar processos, otimizar projetos e melhorar resultados: estes são alguns objetivos por trás da adoção de ferramentas de gestão. Mas você sabe qual a melhor opção de ferramenta adotar na sua empresa? Neste guia, a Século XXI separou para você 5 ferramentas de gestão fundamentais para sua empresa.
Para se ter uma noção em não adotar boas medidas para gerenciar um empreendimento, não faltam empresas no Brasil que faliram. Como lembra o especialista em administração, Peter Drucker, “nem a quantidade produzida, nem o lucro são, por si só, uma medida do desempenho da gerência e empreendimento”.
As ferramentas de gestão são recursos, técnicas ou softwares utilizados pelas organizações para planejar, controlar e aprimorar seus processos e operações. Elas compõem o processo de busca por eficiência, produtividade e tomada de decisões embasadas em dados ou pesquisas dentro de uma empresa.
As ferramentas abrangem uma ampla gama de áreas, incluindo gestão de projetos, gestão de recursos humanos, gestão financeira, análise de dados e qualidade, entre outras. Por isso, é importante analisar o contexto mercadológico no qual o empreendimento está inserido para escolher a melhor opção de programa.
As ferramentas de gestão são projetadas para ajudar as empresas a atingirem seus objetivos estratégicos. Por exemplo, são capazes de automatizar tarefas, fornecer insights valiosos por meio de análises e permitir uma visão holística das operações.
O formato e estrutura ainda podem variar desde planilhas simples até sistemas de gestão empresarial complexos. O uso dessas ferramentas resulta em melhorias significativas na eficiência operacional, redução de custos, maior satisfação do cliente e no desempenho mais sólido e competitivo do mercado.
Recentemente, as ferramentas de gerenciamento de projetos têm se destacado. Especialmente, isso tem acontecido com mais rapidez em empresas que operam com equipes distribuídas, remotas e híbridas, pois proporcionam a capacidade de supervisionar e coordenar de modo eficaz o trabalho à distância.
O mercado também reflete essa tendência, com previsões indicando que o valor do software de gerenciamento de projetos deverá atingir US$ 9,81 bilhões até 2026. De alguma forma, os dados destacam a importância de escolher as ferramentas certas para otimizar os processos e atingir os objetivos de negócios de maneira eficaz.
Como pôde perceber até aqui, no mundo empresarial, contar com as melhores ferramentas de gestão é crucial para o sucesso e a sustentabilidade de uma organização.
A seguir, exploraremos as 5 ferramentas de gestão mais eficazes e amplamente adotadas em empresas brasileiras de diversos segmentos, incluindo a Análise SWOT/FOFA, Matriz BCG, 5W2H, PMBOK e Matriz de Ansoff.
Cada uma dessas ferramentas oferece uma abordagem única para a resolução de problemas, o planejamento estratégico e a tomada de decisões. Confira!
O que é?
A análise SWOT, também conhecida como matriz FOFA, é uma ferramenta versátil de gestão para planejamento estratégico. Ela é usada para avaliar tanto empresas quanto indivíduos, identificando forças (Strengths), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats) em um contexto específico.
Para que serve?
A ferramenta é capaz de fornecer um diagnóstico detalhado da situação atual de uma determinada empresa, considerando fatores internos (forças e fraquezas) e externos (oportunidades e ameaças). Ela é amplamente aplicada na formulação de estratégias que se alinhem com a realidade da organização, direcionando-a para melhores resultados e maior competitividade no mercado.
Como funciona?
A análise SWOT pode ser utilizada em várias situações, desde a formulação de um plano de negócios até a definição de estratégias de marketing. Sua aplicação é valiosa sempre que se busca compreender a situação da empresa e otimizar esforços para aproveitar oportunidades.
O que é?
A matriz BCG, ou Boston Consulting Group, é uma ferramenta de gestão estratégica que se concentra na análise da posição de produtos ou serviços de uma empresa no mercado. Criada por Bruce Henderson, fundador da Boston Consulting Group, essa matriz é única, pois não carrega siglas explicativas em seu nome.
Para que serve?
O objetivo dessa ferramenta é auxiliar a empresa a decidir quais produtos ou serviços devem ser construídos (para aumentar a participação no mercado), mantidos (sem alterações), colhidos (explorados ao máximo, mas descontinuados gradualmente) ou abandonados.
Como funciona?
A matriz BCG é uma escolha valiosa para empresas que oferecem diversos produtos ou serviços, pois direciona estrategicamente esforços e investimentos. Essa ferramenta deve ser adotada quando a empresa precisa reavaliar sua participação no mercado, adaptar-se a mudanças sociais e mercadológicas, otimizar seus recursos e maximizar lucros.
Veja também: Como desenvolver o Canvas do seu negócio.
O que é?
O 5W2H é uma metodologia amplamente utilizada na gestão de projetos e planejamento estratégico. Seu nome deriva das sete perguntas-chave que ela incorpora: What (O que), Why (Por que), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como) e How much (Quanto).
Para que serve?
Esta ferramenta serve como um guia abrangente para planejar, executar e monitorar projetos de forma eficaz.
Ao responder a essas perguntas, a equipe de projeto pode definir objetivos claros (What), compreender as motivações subjacentes (Why), determinar a localização física ou contexto (Where), estabelecer um cronograma claro (When), identificar as partes responsáveis (Who), descrever os métodos de execução (How), e estimar os recursos financeiros necessários (How much). Isso ajuda a evitar confusões, equívocos e problemas de comunicação ao longo do projeto.
Como funciona?
O 5W2H opera por meio da formulação de respostas detalhadas a cada uma das sete perguntas.Essas respostas são então incorporadas em um plano de ação abrangente, que orienta a execução do projeto. Essa metodologia promove a clareza, a transparência e a eficiência, auxiliando na conclusão bem-sucedida de projetos de todos os tipos e tamanhos.
O que é?
O Guia PMBOK, ou Project Management Body of Knowledge, é um conjunto de padrões e melhores práticas reconhecidos internacionalmente na área de gerenciamento de projetos. Ele é desenvolvido e mantido pelo Project Management Institute (PMI) e oferece uma estrutura abrangente para a gestão eficaz de projetos em diversos setores e indústrias.
Para que serve?
O principal propósito do Guia PMBOK é estabelecer um conjunto comum de terminologia e diretrizes para o gerenciamento de projetos. Ele serve como um guia essencial para profissionais de gerenciamento de projetos, ajudando-os a padronizar processos, definir práticas recomendadas e melhorar a eficácia na entrega de projetos.
Como funciona?
O Guia PMBOK organiza o conhecimento relacionado ao gerenciamento de projetos em áreas de conhecimento, como escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições. Cada área de conhecimento detalha os processos, ferramentas e técnicas apropriadas para gerenciar com sucesso um projeto em sua respectiva área.
O que é?
A Matriz de Ansoff, nomeada após o estrategista Igor Ansoff, é uma ferramenta de planejamento estratégico que ajuda as empresas a identificar e avaliar estratégias de crescimento. Ela oferece uma estrutura para analisar as opções disponíveis para uma organização em relação aos produtos e mercados.
Para que serve?
A finalidade da Matriz de Ansoff é orientar as decisões de crescimento de uma empresa. Ela ajuda a identificar as diferentes maneiras pelas quais uma organização pode expandir seus negócios, seja desenvolvendo novos produtos, entrando em novos mercados, ou uma combinação de ambos.
Uma das principais ferramentas de gestão para impulsionar o sucesso nos negócios é a capacitação. Investir no desenvolvimento profissional dos líderes e colaboradores é fundamental para aprimorar habilidades de gestão e liderança, bem como para manter a empresa alinhada com as melhores práticas do mercado.
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