{"id":2616,"date":"2022-02-15T15:27:09","date_gmt":"2022-02-15T18:27:09","guid":{"rendered":"https:\/\/seculoxximinas.com.br\/fgv\/?p=2616"},"modified":"2023-05-22T11:48:33","modified_gmt":"2023-05-22T14:48:33","slug":"gestao-de-tarefas-empresarial","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/seculoxximinas.com.br\/fgv\/gestao-de-tarefas-empresarial\/","title":{"rendered":"Gest\u00e3o de tarefas: resultados consistentes"},"content":{"rendered":"\n

Voc\u00ea j\u00e1 deve ter percebido que as mudan\u00e7as organizacionais t\u00eam acontecido de maneira muito r\u00e1pida e a cada dia precisamos executar mais tarefas, mas em intervalos de tempo cada vez menores. Por isso, a gest\u00e3o de tarefas \u00e9 imprescind\u00edvel para que a rotina empresarial seja eficiente e organizada. <\/span><\/p>\n\n\n\n

Tudo isso, se deve, em parte, ao aumento crescente da concorr\u00eancia entre elas. Portanto, somente as que entregam produtos e servi\u00e7os de qualidade e realmente relevantes, conseguem se manter no mercado.  <\/span><\/p>\n\n\n\n

Uma das formas de fazer isso \u00e9 atrav\u00e9s da gest\u00e3o de tarefas, uma maneira estrat\u00e9gica de fazer entregas de qualidade dentro de prazos justos. Para que isso aconte\u00e7a, \u00e9 fundamental que as equipes estejam sempre motivadas, engajadas e produtivas e o gestor tem papel crucial neste processo. <\/span><\/p>\n\n\n\n

Ele \u00e9 o respons\u00e1vel por manter a equipe integrada, delegar responsabilidades de acordo com o perfil e as <\/span>soft <\/span><\/i>e <\/span>hard skills <\/span><\/i>de cada colaborador, acompanhar agendas, prazos e compromissos, fornecer ferramentas e capacita\u00e7\u00e3o adequada.<\/span><\/p>\n\n\n\n

Confira neste artigo a import\u00e2ncia da gest\u00e3o de tarefas para os resultados das organiza\u00e7\u00f5es e como ela pode ser feita de forma mais eficiente e estrat\u00e9gica.<\/span><\/p>\n\n\n\n\n\n

O que \u00e9 uma tarefa?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Tarefa \u00e9 uma atividade, trabalho ou compromisso que precisa ser realizada por um profissional ou equipe dentro de um determinado per\u00edodo de tempo e cuja execu\u00e7\u00e3o deve obedecer a algumas regras, procedimentos e condi\u00e7\u00f5es.<\/span><\/p>\n\n\n\n

Elas est\u00e3o dentro de escopos de projetos e sua realiza\u00e7\u00e3o contribui para o alcance de metas e objetivos organizacionais. <\/span><\/p>\n\n\n\n

Tipos de tarefa<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Existem 4 tipos de tarefas  e cabe ao gestor orientar suas equipes quanto \u00e0 prioridade de cada uma delas dentro de um projeto.<\/span><\/p>\n\n\n\n

1. Emergenciais<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Devem estar no topo da lista, pois s\u00e3o inadi\u00e1veis ou precisam ser realizadas rapidamente. Geralmente, demandam uma entrega diferenciada. Elas podem ser definidas no in\u00edcio ou durante os projetos em execu\u00e7\u00e3o e t\u00eam prioridade em rela\u00e7\u00e3o a outras tarefas em andamento.<\/span><\/p>\n\n\n\n

2. Urgentes<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Essas tarefas geralmente j\u00e1 estavam inclu\u00eddas no projeto, mas por algum motivo n\u00e3o foram realizadas ou apresentaram dificuldades em sua execu\u00e7\u00e3o. Para que n\u00e3o haja problemas com os prazos, h\u00e1 necessidade de a\u00e7\u00f5es adicionais para entreg\u00e1-las, como unir mais profissionais para conclu\u00ed-las. <\/span><\/p>\n\n\n\n

3. No prazo <\/strong><\/h3>\n\n\n\n

S\u00e3o aquelas que possuem um cronograma definido para execu\u00e7\u00e3o e data de entrega e, por isso, permitem que as equipes apliquem esfor\u00e7os nas emergenciais e urgentes, quando necess\u00e1rio. <\/span><\/p>\n\n\n\n

4. Planejadas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Possuem um planejamento completo e bem elaborado, e assim como as tarefas no prazo, tamb\u00e9m possuem um cronograma bem definido. Nele est\u00e3o previstos poss\u00edveis atrasos e desvios em fun\u00e7\u00e3o de fatores que j\u00e1 foram mapeados anteriormente.<\/span><\/p>\n\n\n\n\n\n

Vantagens e benef\u00edcios de fazer a gest\u00e3o de tarefas:<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Quando a gest\u00e3o de tarefas \u00e9 bem feita, ela traz diversos benef\u00edcios como informa\u00e7\u00f5es centralizadas e melhor gest\u00e3o do tempo. Veja a seguir outras vantagens e benef\u00edcios desta pr\u00e1tica.<\/span><\/p>\n\n\n\n

Melhora a comunica\u00e7\u00e3o interna e o clima organizacional<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Se todos est\u00e3o bem orientados quanto ao papel de cada, n\u00e3o haver\u00e1 problemas ou desentendimentos causados pela falta de clareza sobre quem \u00e9 o respons\u00e1vel por cada demanda e por cobran\u00e7as indevidas. Sendo assim, a comunica\u00e7\u00e3o interna se torna mais f\u00e1cil e fluida e o clima organizacional fica melhor.<\/span><\/p>\n\n\n\n

Possibilidade de definir prioridades e delegar atividades<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Uma boa gest\u00e3o de tarefas permite definir as prioridades de acordo com os tipos de tarefas e deleg\u00e1-las sempre que poss\u00edvel e necess\u00e1rio. Isso traz mais seguran\u00e7a e foco para as equipes, pois elas trabalham de acordo com os n\u00edveis de prioridades definidos pela lideran\u00e7a.<\/span><\/p>\n\n\n\n

H\u00e1 clareza quanto aos prazos de entrega. <\/strong><\/h3>\n\n\n\n

A falta de clareza quanto aos prazos de entrega pode causar atrasos e desorganiza\u00e7\u00e3o. Por isso, ela anda de m\u00e3os dados com a defini\u00e7\u00e3o de prioridades e permite que os profissionais trabalhem de forma organizada, realista e assertiva.<\/span><\/p>\n\n\n\n

Quanto mais claro estiver para todos os prazos de entrega, melhor ser\u00e3o os resultados.<\/span><\/p>\n\n\n\n

Alta performance e aumento de produtividade<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

A alta performance e o aumento da produtividade est\u00e3o diretamente ligados \u00e0s tr\u00eas vantagens e benef\u00edcios citados anteriormente, ou seja, a uma gest\u00e3o de tarefas bem feita. <\/span><\/p>\n\n\n\n

Quando todos sabem quais atividades devem realizar, quais prazos devem cumprir, a comunica\u00e7\u00e3o \u00e9 eficaz e assertiva e o clima organizacional \u00e9 adequado, toda a equipe alcan\u00e7ar\u00e1 excelentes n\u00edveis de performance e, automaticamente, haver\u00e1 aumento da produtividade.\u00a0<\/span><\/p>\n\n\n\n\n\n

4 dicas para fazer uma gest\u00e3o de tarefas eficiente<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Uma <\/span>gest\u00e3o de tarefas de alta performance <\/span><\/a>deve conciliar os aspectos humanos, t\u00e9cnicos e organizacionais das tarefas elencadas dentro dos projetos. Por isso, ela demanda o uso de um m\u00e9todo de trabalho e a execu\u00e7\u00e3o de quatro etapas b\u00e1sicas simples. Confira!<\/span><\/p>\n\n\n\n

1. Fa\u00e7a uma lista de todas as tarefas por categoria<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Lembra-se que falamos acima que uma das vantagens da gest\u00e3o de tarefas \u00e9 poder definir prioridades? Ent\u00e3o, esta \u00e9 a primeira a\u00e7\u00e3o a ser feita.<\/span><\/p>\n\n\n\n

Voc\u00ea precisa fazer uma lista de todas as tarefas a serem realizadas dentro do projeto, separando-as por categoria, ou seja, emergenciais, urgentes, no prazo e planejadas.<\/span> <\/span><\/p>\n\n\n\n

2. Estabele\u00e7a os prazos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Com as tarefas listadas por categoria, \u00e9 hora de montar um cronograma que vai organizar as tarefas de acordo com os prazos. Este trabalho permite uma boa vis\u00e3o de todo o processo e quais ajustes e adequa\u00e7\u00f5es precisam ser feitas. <\/span><\/p>\n\n\n\n

\u00c9 poss\u00edvel, por exemplo, dividir uma tarefa maior em tarefas menores para facilitar sua execu\u00e7\u00e3o. Feito isso, defina quais profissionais realizar\u00e3o cada tarefa. <\/span><\/p>\n\n\n\n

Tanto a lista de tarefas e os prazos devem ser registrados em sistemas espec\u00edficos para isso, como os softwares de gest\u00e3o sobre os quais falaremos mais adiante.<\/span><\/p>\n\n\n\n

3. Comunique-se com a equipe<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Mantenha uma comunica\u00e7\u00e3o ativa com todos os profissionais durante todo o tempo. Afinal, a gest\u00e3o de tarefas s\u00f3 pode ser realizada se todos compreenderem como ela funcionar\u00e1. <\/span><\/p>\n\n\n\n

Portanto, o envolvimento de todos \u00e9 fundamental, principalmente na cria\u00e7\u00e3o de um cronograma realista e eficiente. Se voc\u00ea usa um software de gest\u00e3o de tarefas, parte da comunica\u00e7\u00e3o pode ser feita atrav\u00e9s dele, se houver esta funcionalidade. <\/span><\/p>\n\n\n\n

Fa\u00e7a reuni\u00f5es com toda a equipe e tamb\u00e9m as reuni\u00f5es one-a-one. Isso, al\u00e9m de criar a integra\u00e7\u00e3o entre os profissionais, permite que todos tenham uma vis\u00e3o clara quanto ao seu papel e o cumprimento dos prazos, recebam feedbacks e contribuam com elogios, sugest\u00f5es ou cr\u00edticas.<\/span><\/p>\n\n\n\n

4. Defina um m\u00e9todo e um sistema para fazer a gest\u00e3o de tarefas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Esta \u00e9 uma das partes mais importantes deste trabalho, pois \u00e9 atrav\u00e9s deles que voc\u00ea acompanhar\u00e1 a execu\u00e7\u00e3o de todas as tarefas.<\/span><\/p>\n\n\n\n

Na velocidade e realidade do mercado 4.0, o uso de softwares e solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas de gest\u00e3o \u00e9 indispens\u00e1vel, pois eles permitem uma vis\u00e3o ampla de todo o processo e trazem mais velocidade e assertividade para sua gest\u00e3o. <\/span><\/p>\n\n\n\n

Metodologias de trabalho na gest\u00e3o de tarefas<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Atualmente, as <\/span>metodologias de gest\u00e3o <\/span><\/a>que mais se destacam no mercado s\u00e3o o Scrum e o Kanban. Ambos trazem mais agilidade para a gest\u00e3o de tarefas e permitem o acompanhamento dos n\u00edveis de performance de cada colaborador durante a execu\u00e7\u00e3o das tarefas.<\/span><\/p>\n\n\n\n