Ao começar um projeto você realiza primeiramente 3 etapas no seu planejamento: o escopo do projeto (o que é, como será feito e quem é responsável pelo que), o tempo (delimitando prazos), e o custo (investimento e gastos para execução do projeto).
E cada um desses pontos carregam riscos que devem ser identificados logo no início do projeto. Te preparar para um gerenciamento de riscos altamente eficaz é a proposta deste artigo.
Um projeto pode ser caracterizado como um produto ou a implementação de um processo de melhoria dentro de uma empresa.
Em qualquer área de atuação o gerenciamento de projetos demanda recursos materiais e pessoais, e esses fatores vêm acompanhados de inúmeros riscos. Mas calma, você não precisa desanimar na primeira barreira.
O gestor que tiver a frente de um projeto deve estar apto para controlar 7 setores durante planejamento e execução do mesmo. A vantagem é que ele nunca trabalha sozinho, escolher os responsáveis por cada departamento de um projeto é parte essencial do planejamento do escopo.
Um dos setores mais importantes, e constantemente esquecido, é o de Risco. Muitas vezes na empolgação de planejar o produto e começar a executar os processos o gestor esquece dos riscos que podem impactar negativa e positivamente o projeto.
E quando menos se espera, acontece alguma coisa e ele é pego desprevenido, dependendo da situação de risco o resultado será o fracasso total do projeto e uma conta exorbitante de dívidas.
Por isso você deve se preparar de todas as formas, você acompanha agora os 5 passos para gerenciar riscos de um projeto de forma eficaz e simples.
O primeiro passo é a aceitação, isso vale para o gerenciamento dos riscos e para a vida. Você entende que estamos sujeitos a todo tipo de fatalidade em diferentes níveis de gravidade e também a todo tipo de sucesso, certo?
Sempre há um ponto positivo e um ponto negativo em tudo que fazemos, a questão é saber observar as condições que vivemos de forma realista, ou seja, nem muito otimista nem muito pessimista. Visões extremadas nos cegam para grandes oportunidades.
Neste primeiro momento você vai dar início ao seu Plano de Gerenciamento de Riscos, seguindo 3 variáveis:
Uma ferramenta que você pode usar para listar esses riscos é a análise de SWOT, de uma forma bem objetiva você consegue elencar cada um deles e ainda fazer uma análise prévia.
Terminada a lista você vai classificar cada risco de acordo a intensidade de impacto ao seu projeto, tanto os positivos quanto os negativos.
Você pode usar uma Matriz de Risco para facilitar a classificação, no eixo vertical indique a probabilidade de o risco acontecer, usando as palavras:
Já o eixo horizontal demonstra o impacto que o risco tem para o seu projeto, identifique-o com as seguintes palavras:
Depois de identificado os possíveis riscos do seu projeto você prepara a segunda parte do seu Plano de Gerenciamento de Risco descrevendo ações mais viáveis de prevenção, correção, exclusão ou aproveitamento.
A estratégia de transferência da responsabilidade de um risco é mais utilizada quando o projeto é composto por muitas partes que envolva áreas de especialização fora do seu alcance de conhecimento prático.
Por meio de um contrato de projeto você transfere o impacto e risco de determinada ação dentro do projeto para uma pessoa ou empresa especializada, dessa forma ela será responsável pelo gerenciamento dos riscos que cabem ao setor/serviço que realizar dentro do projeto.
Um bom exemplo é um contrato de seguro de veículos caso seu projeto envolva transporte de mercadorias e equipamentos. Algumas seguradoras em caso de acidente cobrem os prejuízos e devem fornecer a substituição dos materiais perdidos.
Outra situação é quando seu projeto é um produto e o plano de marketing inclui presença em redes sociais você pode transferir a gestão e o gerenciamento de crise online para a equipe de marketing.
Atenuar ou mitigar o risco é a técnica em gerenciamento de riscos mais utilizada e também é a mais simples de ser definida e colocada em ação. Ela consiste em simplesmente diminuir o impacto do risco para que mesmo que ele ocorra será um problema mais fácil de contornar e corrigir.
São situações que você pode prever e estabelecer planos práticos para minimizar prejuízos, o exemplo mais concreto é a elaboração de treinamentos para, por exemplo, a equipe de vendas caso seu projeto seja um produto novo a ser lançado no mercado.
Promover campanhas de conscientização quanto ao uso de EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) no ambiente de trabalho que exige um cuidado maior quanto a segurança dos funcionários.
Uma dica para mitigar os riscos com os colaboradores que estão atuando na execução do projeto é reunir com o técnico em segurança do trabalho e o responsável pela área de recursos humanos da sua empresa e desenvolver um manual de segurança.
A sua empresa pode até já ter esse tipo de material e você irá apenas reforçar o uso entre os funcionários
Você pode estar se perguntando quando deve evitar algum risco, essa é outra estratégia que consiste em modificar totalmente as ações planejadas anteriormente.
É o famoso plano B, quando você direciona os esforços do seu time para um caminho, mas sabe que determinada situação pode surgir e você terá que voltar no início de projeto e repensar.
Principalmente quando o risco tem potencial de grande impacto, insistir em “atravessar” o problema pode desgastar a sua equipe e ainda gerar mais custos do que você pode, correndo o risco de perder completamente o projeto, por isso é tão importante que você mantenha-se aberto a todas as possibilidades e saiba agir com clareza em situações de alto risco.
Os dois passos anteriores falamos de 3 estratégias em relação a riscos negativos ao seu projeto, agora, o que fazer quando o risco é positivo?
Explore-o ao máximo.
Pense no que você pode fazer para ampliar a popularidade do que tem a oferecer, essa situação é muito pontual com lançamento de produtos. Se ele “cai na graça do povo” e vira um sucesso de vendas significa mais dinheiro entrando e mais demanda do produto.
Esse é um risco positivo, seus investidores querem que isso aconteça, é vantajoso para a empresa num todo e por isso você também deve preparar as pessoas para treinamentos extras ou até a contratação de novos vendedores, e principalmente, investir em estratégias de marketing inteligentes e de alto retorno.
No primeiro passo citamos a construção do Plano de Gerenciamento de Riscos, onde você vai documentar todos os possíveis riscos e analisá-los quanto a probabilidade de ele ocorrer e o grau de impacto que ele terá no seu projeto com a Matriz de Risco.
Identifique no mesmo documento qual estratégia utilizará em relação ao risco: Aceitar, Transferir, Atenuar, Evitar ou Explorar. Deixe documentado e acessível principalmente aos responsáveis por cada área do seu projeto.
Lembre-se, você não trabalha sozinho, e gerenciamento de riscos é um esforço em conjunto.
Quando você estabelece um plano de ação claro com práticas objetivas e delega os responsáveis em cada ação, você se prepara e dá mais segurança e autonomia ao seu time de lideranças.
Além de documentar os possíveis riscos e o que fazer em relação ao mesmo é importantíssimo que você registre se durante a execução do projeto o risco ocorreu de fato e se o que foi planejado em relação a ele foi feito como o determinado no plano ou se outra solução foi mais viável.
Dessa forma você pode comparar no final do projeto o que foi planejado com o resultado gerado e o quanto foi eficaz para a equipe o entendimento prévio do que fazer em relação aos riscos que um projeto pode ter.
A área de Risco no Gerenciamento de Projetos é uma das mais delicadas e você como gestor deve se preparar para enfrentar qualquer tipo de risco. Entendendo que alguns você não terá controle, outros você pode evitar e outras situações você pode confiar a terceiros.
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