A palavra auditoria nos ambientes empresariais é sempre encarada com um peso de responsabilidade muito grande ou de avaliação rigorosa, muitas vezes sob o sintoma de punição. Mas isso não é toda a verdade.

Auditar uma empresa é contribuir para a saúde organizacional. A palavra vem da expressão inglesa “to audit”, que significa examinar, ajustar, corrigir, certificar. A função de uma auditoria é atestar e conferir se tudo que a empresa faz, planeja e executa está sendo feito de forma correta e da melhor forma possível. Ela é uma ferramenta fundamental para empresas em busca da conformidade fiscal.

Mas vamos aprofundar um pouco mais no assunto para não cometer equívocos. 

O que é auditoria?

Auditoria é uma ferramenta de gerenciamento, de análise, de avaliação de uma gestão administrativa. Ela cumpre requisitos e critérios detalhados sobre a função e práticas na rotina de uma empresa ou instituição orientada a partir de normativas, protocolos ou regulamentos que certificam a competência do funcionamento da empresa.

Auditar é examinar documentos, registros, demonstrativos, notas e todas as etapas de um fluxo administrativo atestando a veracidade dos processos e pode ser feita por uma equipe interna ou externa.

As empresas atualmente fazem bastante uso de processos de auditoria na garantia de conferir legitimidade institucional por meio de certificados, selos, acreditação e obter reconhecimentos no mercado, bem como outros benefícios junto a editais ou processos públicos de transparência. 

Ela pode ser feita de modo arbitrário, além de obrigatória em empresas e organizações de pequeno ou grande porte. Seu propósito é atestar confiabilidade em registros, eficiência no fluxo dos processos e moralidade nas práticas gerenciais e administrativas.

Importância de uma auditoria

O trabalho de auditoria blinda a organização de crises empresariais ou do risco de sofrer desvios de recursos, também de práticas indevidas ou incorretas na movimentação financeira, no registro de documentos ou na perda de bens e dados.

Ela também colabora no aumento da eficiência dos fluxos organizacionais e na padronização das práticas administrativas em diversos setores. Além disso, orienta boas práticas morais e corrige hábitos indesejados relacionados com atitudes éticas e transparentes tanto para os funcionários quanto para clientes e fornecedores que se relacionam institucionalmente com as empresas.

Tipos de auditorias empresariais

São os propósitos da auditoria que vão definir suas diferenças, mesmo que os procedimentos possam ser comuns. E as mais recorrentes são as auditorias internas e externas.

• auditoria interna consiste nos próprios profissionais da organização ou empresa que dão conta de avaliar seus processos e rotinas. Ela contribui, inclusive, na própria avaliação do trabalho realizado pela equipe e ajustando para garantir maior eficiência, produtividade e dirimir os riscos. Nesse procedimento são verificados os erros, as vulnerabilidades, desvios e processos ineficientes. Aqui, o auditor não deve ser subordinado aos profissionais que ele terá que fiscalizar;
• auditoria externa diz respeito ao caminho oposto porque o avaliador não deve ser da empresa e geralmente são serviços contratados por empresas de consultorias. Porém, o objetivo é o mesmo e, nesse caso, pontuado pela imparcialidade da inspeção técnica. 

Quando uma auditoria deve acontecer?

A auditoria chega no momento em que a empresa dará novos passos, avançar em processos e sobretudo quando ela vai crescendo em número de funcionários, novos departamentos, mais clientes. Ela deve ser feita no momento mais adequado para melhorar a gestão em relação aos processos, fluxos e dados.

Muitas vezes a rotina pode engessar a produtividade da empresa ou a gestão observar pontos de crescentes de problemas nas práticas administrativas. 

É por meio da auditoria que as práticas de governança são melhoradas e contribuem nas melhores decisões pautadas em dados e processos criteriosamente avaliados. 

No serviço de auditoria é possível identificar oportunidades para transformar não somente os procedimentos e sistemas, como também os controles internos da organização, resultando na qualidade da gestão, especialmente da gestão financeira.

Como preparar a empresa para uma auditoria

Chegou o momento de auditar a empresa? A primeira coisa a fazer é elaborar um plano de ação com todas as etapas e o desenvolvimento dos trabalhos. É importante que todos os funcionários e departamentos saibam tudo o que vai acontecer com garantia de prazos e as exigências que serão avaliadas.

Uma reunião pode servir para o alinhamento das expectativas e do que cada setor deve estar preparando durante o processo da auditoria. E, de acordo, com o planejamento traçado, informar quais serão os setores que serão avaliados em cada momento, onde começa e onde termina. 

Mapear os procedimentos e fluxos ajuda na sistematização tanto dos funcionários quanto dos avaliadores. E pode ser feito por meio de um manual ou cartilha. Fazer ainda um check-list de todas as etapas e seguir o cronograma das ações. 

Como um gestor deve se portar diante de uma auditoria

O bom gestor deve seguir com elegância e respeito ao trabalho dos auditores ou da empresa realizadora do serviço de auditoria. Isso implica em primeiro conhecer bem a empresa que ele atua.

Ter senso de colaboração com a avaliação é fundamental. Auditores e gestores não são inimigos, mas parceiros na busca pela melhoria da empresa.

As regras e critérios estabelecidos pela auditoria devem ser respeitados e tratados com cordialidade, independente da experiência ou nível de conhecimento técnico do gestor. Essa conduta deve ser mais intensificada especialmente nas auditorias internas, quando os auditores integram a empresa. 

Dicas para não errar em uma auditoria

Por ser um processo de avaliação que também faz movimentar o corpo da empresa, seus funcionários, as práticas e o patrimônio, pode haver alguns problemas no percurso.

Um deles é a negligência no que diz respeito a gestores que não acompanham todo o processo de auditoria como forma de visualizar como está situada a saúde organizacional da empresa e ainda resulta na falta de compromisso com os objetivos e metas da instituição.

Outro problema é a atitude de interferência no processo de auditoria, sobretudo se ela é externa, com a presença de avaliadores de fora da empresa. A ação de obstruir ou distorcer os processos é inclusive um crime. 

Se a gestão também centraliza o procedimento de auditoria, não permitindo o diálogo e fiscalização de todos os setores e de qualquer empregado da empresa ela pode gerar um resultado inverossímil. 

Toda auditoria é uma oportunidade de melhoria e quanto mais capacitados estão os gestores, mais comprometidos e eficientes estarão diante de qualquer processo de avaliação espontâneo ou mesmo obrigatório.

Conclusão

E se você já passou por uma experiência de auditoria ou deseja se sentir mais preparado quando a oportunidade surgir, seja como gestor ou no lugar de auditor, nada melhor que adicionar mais conhecimento ao seu currículo.

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