O gerenciamento de projetos é um desafio comum para boa parte dos gestores. Para que ele seja eficaz, é preciso que prazos sejam cumpridos, bem como focar em organização e no uso correto e metodologias. Nesse cenário, a estrutura analítica do projeto faz parte desse processo e é considerado um dos pilares do desenvolvimento das empresas.
A seguir, veja as vantagens da estrutura analítica do projeto e como elaborá-la de forma eficiente.
O termo estrutura analítica do projeto vem do inglês Work Breakdown Structure (WBS). Resumidamente, é uma ferramenta que visa dividir o grande trabalho, que deverá estar pronto no resultado final, em pequenas metas durante a execução do projeto.
Esse modelo facilita tanto na gestão do projeto, quanto na melhor definição de um cronograma. Além disso, otimiza a identificação de possíveis ajustes e até mesmo na alocação de recursos e custos gerais.
Em suma, a estrutura analítica do projeto foca não somente na metodologia usada, mas sim nos prazos e pequenos resultados, que devem ser obtidos ao longo do desenvolvimento, para que o projeto seja entregue em dia. Para isso, estabelece uma estrutura hierárquica, na qual a próxima etapa de trabalho sempre depende da finalização da anterior.
Dessa forma, a estrutura analítica do projeto comumente é desenhada em forma de um diagrama, que faz a organização visual do escopo do projeto. Assim, consegue diluir os trabalhos e mapeá-los de maneira mais eficiente.
Como a estrutura analítica do projeto consegue estruturar as informações e serviços e facilitar o esforço, ela acaba oferecendo diversos benefícios. Conheça os principais deles.
Uma vez que a estrutura analítica do projeto realiza a segmentação, ela facilita para que o gestor identifique problemas na execução, bem como identifique riscos. Dessa forma, ele consegue se antecipar e realizar um monitoramento mais focado, de forma que possa evitar erros e atrasos que possam prejudicar o resultado final.
Por falar em atrasos, com a estrutura analítica do projeto fica mais simples do gestor identificar quando um setor não cumpriu com o cronograma e, consequentemente, prejudicou o andamento do trabalho como um todo. Dessa forma, fica mais fácil analisar qual é o problema e fazer os ajustes.
Como a estrutura analítica do projeto restabelece um cronograma, ela facilita para que o gestor estabeleça os prazos adequados, de forma que a totalização do projeto seja feita em dia. Consequentemente, ela auxilia também na determinação do prazo para a finalização do mesmo.
A estrutura analítica do projeto simplifica os processos e as informações. Dessa forma, como é representada de forma visual, colabora para a determinação de metas de maneira mais eficiente.
O primeiro passo é detalhar o escopo do projeto. Afinal, será nessa etapa que serão definidos os trabalhos que serão realizados. Dessa forma, o termo de abertura do projeto conta com os seguintes itens:
Com o termo de abertura do projeto pronto e assinado, é o momento de começar a desenvolver a estrutura analítica do projeto. Para isso, é indicado que o projeto seja decomposto em pequenas tarefas e metas.
Assim, deverá ser realizado pelo gerente de projetos e demais membros da equipe, de forma que garanta o trabalho necessário para entregar o resultado esperado. Para isso, essa divisão deve ser feita de forma hierárquica. Dessa forma, a estrutura analítica do projeto pode ser dividida em uma das seguintes maneiras:
Depois de decidir como fará essa divisão, identifique os pacotes de entrega e decomponha o trabalho em conjunto de atividades, que permitam um gerenciamento mais eficiente. Feito isso, coloque todas as informações em uma estrutura visual, para melhor acompanhamento tanto dos gestores, quanto da equipe.
Uma vez que o diagrama esteja pronto, é importante considerar que, embora ele seja muito prático, não traz informações aprofundadas sobre cada etapa. Por isso, é importante que para cada uma delas seja elaborado um documento em anexo, que determine e descreva as especificações de cada pacote de trabalho.
Feito isso, é só levar a estrutura analítica do projeto para a aprovação das partes envolvidas. Isso garantirá que o fluxo mapeado realmente atenda às expectativas de todos.
Gostou das dicas? Então confira também o nosso conteúdo: 5 dicas para alcançar resultados em sua empresa, mesmo em tempos de crise!
