Você já deve ter percebido que as mudanças organizacionais têm acontecido de maneira muito rápida e a cada dia precisamos executar mais tarefas, mas em intervalos de tempo cada vez menores. Por isso, a gestão de tarefas é imprescindível para que a rotina empresarial seja eficiente e organizada.
Tudo isso, se deve, em parte, ao aumento crescente da concorrência entre elas. Portanto, somente as que entregam produtos e serviços de qualidade e realmente relevantes, conseguem se manter no mercado.
Uma das formas de fazer isso é através da gestão de tarefas, uma maneira estratégica de fazer entregas de qualidade dentro de prazos justos. Para que isso aconteça, é fundamental que as equipes estejam sempre motivadas, engajadas e produtivas e o gestor tem papel crucial neste processo.
Ele é o responsável por manter a equipe integrada, delegar responsabilidades de acordo com o perfil e as soft e hard skills de cada colaborador, acompanhar agendas, prazos e compromissos, fornecer ferramentas e capacitação adequada.
Confira neste artigo a importância da gestão de tarefas para os resultados das organizações e como ela pode ser feita de forma mais eficiente e estratégica.
Tarefa é uma atividade, trabalho ou compromisso que precisa ser realizada por um profissional ou equipe dentro de um determinado período de tempo e cuja execução deve obedecer a algumas regras, procedimentos e condições.
Elas estão dentro de escopos de projetos e sua realização contribui para o alcance de metas e objetivos organizacionais.
Existem 4 tipos de tarefas e cabe ao gestor orientar suas equipes quanto à prioridade de cada uma delas dentro de um projeto.
Devem estar no topo da lista, pois são inadiáveis ou precisam ser realizadas rapidamente. Geralmente, demandam uma entrega diferenciada. Elas podem ser definidas no início ou durante os projetos em execução e têm prioridade em relação a outras tarefas em andamento.
Essas tarefas geralmente já estavam incluídas no projeto, mas por algum motivo não foram realizadas ou apresentaram dificuldades em sua execução. Para que não haja problemas com os prazos, há necessidade de ações adicionais para entregá-las, como unir mais profissionais para concluí-las.
São aquelas que possuem um cronograma definido para execução e data de entrega e, por isso, permitem que as equipes apliquem esforços nas emergenciais e urgentes, quando necessário.
Possuem um planejamento completo e bem elaborado, e assim como as tarefas no prazo, também possuem um cronograma bem definido. Nele estão previstos possíveis atrasos e desvios em função de fatores que já foram mapeados anteriormente.
Quando a gestão de tarefas é bem feita, ela traz diversos benefícios como informações centralizadas e melhor gestão do tempo. Veja a seguir outras vantagens e benefícios desta prática.
Se todos estão bem orientados quanto ao papel de cada, não haverá problemas ou desentendimentos causados pela falta de clareza sobre quem é o responsável por cada demanda e por cobranças indevidas. Sendo assim, a comunicação interna se torna mais fácil e fluida e o clima organizacional fica melhor.
Uma boa gestão de tarefas permite definir as prioridades de acordo com os tipos de tarefas e delegá-las sempre que possível e necessário. Isso traz mais segurança e foco para as equipes, pois elas trabalham de acordo com os níveis de prioridades definidos pela liderança.
A falta de clareza quanto aos prazos de entrega pode causar atrasos e desorganização. Por isso, ela anda de mãos dados com a definição de prioridades e permite que os profissionais trabalhem de forma organizada, realista e assertiva.
Quanto mais claro estiver para todos os prazos de entrega, melhor serão os resultados.
A alta performance e o aumento da produtividade estão diretamente ligados às três vantagens e benefícios citados anteriormente, ou seja, a uma gestão de tarefas bem feita.
Quando todos sabem quais atividades devem realizar, quais prazos devem cumprir, a comunicação é eficaz e assertiva e o clima organizacional é adequado, toda a equipe alcançará excelentes níveis de performance e, automaticamente, haverá aumento da produtividade.
Uma gestão de tarefas de alta performance deve conciliar os aspectos humanos, técnicos e organizacionais das tarefas elencadas dentro dos projetos. Por isso, ela demanda o uso de um método de trabalho e a execução de quatro etapas básicas simples. Confira!
Lembra-se que falamos acima que uma das vantagens da gestão de tarefas é poder definir prioridades? Então, esta é a primeira ação a ser feita.
Você precisa fazer uma lista de todas as tarefas a serem realizadas dentro do projeto, separando-as por categoria, ou seja, emergenciais, urgentes, no prazo e planejadas.
Com as tarefas listadas por categoria, é hora de montar um cronograma que vai organizar as tarefas de acordo com os prazos. Este trabalho permite uma boa visão de todo o processo e quais ajustes e adequações precisam ser feitas.
É possível, por exemplo, dividir uma tarefa maior em tarefas menores para facilitar sua execução. Feito isso, defina quais profissionais realizarão cada tarefa.
Tanto a lista de tarefas e os prazos devem ser registrados em sistemas específicos para isso, como os softwares de gestão sobre os quais falaremos mais adiante.
Mantenha uma comunicação ativa com todos os profissionais durante todo o tempo. Afinal, a gestão de tarefas só pode ser realizada se todos compreenderem como ela funcionará.
Portanto, o envolvimento de todos é fundamental, principalmente na criação de um cronograma realista e eficiente. Se você usa um software de gestão de tarefas, parte da comunicação pode ser feita através dele, se houver esta funcionalidade.
Faça reuniões com toda a equipe e também as reuniões one-a-one. Isso, além de criar a integração entre os profissionais, permite que todos tenham uma visão clara quanto ao seu papel e o cumprimento dos prazos, recebam feedbacks e contribuam com elogios, sugestões ou críticas.
Esta é uma das partes mais importantes deste trabalho, pois é através deles que você acompanhará a execução de todas as tarefas.
Na velocidade e realidade do mercado 4.0, o uso de softwares e soluções tecnológicas de gestão é indispensável, pois eles permitem uma visão ampla de todo o processo e trazem mais velocidade e assertividade para sua gestão.
Atualmente, as metodologias de gestão que mais se destacam no mercado são o Scrum e o Kanban. Ambos trazem mais agilidade para a gestão de tarefas e permitem o acompanhamento dos níveis de performance de cada colaborador durante a execução das tarefas.
Permite dividir o projeto em fragmentos menores que recebem o nome de Sprint. O acompanhamento da execução e evolução das tarefas é feito diariamente através de reuniões com a equipe. Esta metodologia traz mais agilidade e eficiência para o planejamento.
Através de um quadro, todas as tarefas são organizadas em colunas que são reorganizadas de acordo com o status de realização: a fazer, fazendo, feito e aguardando. Esta metodologia permite que tanto colaboradores quanto gestores visualizem e tenham controle sobre as demandas.
Além da metodologia é preciso definir um softwares de gestão de tarefas. Ele deve ser fácil de usar e estar adequado às necessidades e nível de tecnologia usado pela empresa. Veja a seguir, alguns exemplos.
O Trello é um dos softwares de gestão mais utilizados no mercado. Com ele é possível criar um projeto e dividi-lo em tarefas menores, definir prazos e responsáveis e emitir alertas de trabalho, como atrasos ou entregas, no e-mail de cada colaborador.
Ele permite a divisão por colunas e a criação de cards de tarefas e faz integração com aplicativos do Google, como o Meet, Gmail e Drive.Você pode adquiri-lo através da versão paga ou gratuita.
Muito parecido com o Trello, ele permite a distribuição das tarefas ao longo do mês em formato calendário ou semana. Ele também possui uma versão gratuita, mas possui um design mais arrojado.
É considerado uma das melhores ferramentas de gestão de tarefas disponíveis atualmente. Algumas de suas funcionalidades são o apontamento de horas, cronogramas, agenda, listas de atividades e indicadores de resultados.
Ele é oferecido em duas versões:
– Slim: para gerenciamento de atividades e processos mais simples
– Completa: para gerenciamento de projetos maiores.
Permite ao gestor gerenciar as tarefas, visualizar percentuais de realização, comunicar-se com sua equipe e colaborar com cada um deles. Atualmente só é oferecido na versão paga e completa.
É uma ferramenta gratuita, que apesar de poder ser integrada a outras ferramentas de gestão, é utilizada para fazer a gestão de tarefas particulares e individuais. Ela não oferece as mesmas funcionalidades do Asana ou Trello, mas é bastante intuitiva e fácil de administrar.
Para alcançar os melhores resultados é preciso que os gestores façam uma gestão de tarefas estratégica e eficiente. Na Século XXI você tem à sua disposição cursos que te ajudarão a fazer uma gestão de alta performance e desenvolver e conduzir sua equipe com a qualidade e eficiência que o mercado 4.0 exige.
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