Você já ouviu falar em gestão integrada? Por proporcionar diversas vantagens para a administração das empresas, essa tecnologia vem sendo cada vez mais adotada por todas as organizações que desejam alcançar metas cada vez mais ambiciosas.
Diante das facilidades oferecidas pelos recursos tecnológicos, como é o caso dos softwares de gestão integrada, manter certos processos manuais não faz mais sentido. E o custo para adoção desses programas não pode mais ser visto como uma despesa, mas como um investimento capaz de trazer melhores resultados.
Continue lendo este post para saber mais sobre a gestão integrada, quais são as suas vantagens e como adotá-la na sua empresa!
A gestão integrada tem como principal objetivo facilitar o gerenciamento de processos e resultados de todas as áreas de uma organização. Para isso, todos os dados são unificados em um único ambiente. Geralmente, trata-se de um único software capaz de gerenciar diferentes tipos de informação.
Além de reunir os dados em uma plataforma segura, a gestão integrada permite aos gestores acessar os dados que precisam em tempo real. Isso faz toda a diferença nos momentos de tomada de decisão, na criação e na implementação de uma política de gestão mais eficiente.
Dessa maneira, a gestão integrada colabora com a comunicação da organização, planejamento estratégico, desempenho e outros fatores importantes para definir os rumos que o negócio deve tomar. Confira no próximo tópico todas as vantagens de adotar essa tecnologia.
Independentemente do segmento, todas as empresas precisam lidar com inúmeras tarefas administrativas para garantir seu bom funcionamento. O problema disso é que, muitas vezes, os gestores acabam gastando horas de trabalho preenchendo planilhas e vários documentos com informações dos departamentos da organização.
Nesse aspecto, a gestão integrada revoluciona o dia a dia dos administradores. Isso porque ela oferece os recursos necessários para que as tarefas cotidianas se tornem mais simples e possam ser desempenhadas em menos tempo. Dessa maneira, a produtividade das equipes aumenta e a tomada de decisão se torna mais ágil.
Controlar todos os processos internos de uma empresa sem o uso de ferramentas informatizadas é um grande desafio. Afinal de contas, quando os diferentes departamentos precisam fazer tudo manualmente, o monitoramento das atividades pode acabar ficando de lado e não ser considerado como uma prioridade.
Por isso, outra vantagem da gestão integrada é a automatização do controle das operações da organização. Ao mesmo tempo em que os procedimentos são padronizados, eles se tornam mais transparentes para todas as equipes.
Quando uma nota fiscal de compra é registrada no sistema, por exemplo, o departamento responsável pelas contas já recebe o título a ser pago. E, simultaneamente, o software de gestão integrada faz os controles contábeis e fiscais necessários.
Você já deve ter passado por diversas situações em que teve que desempenhar de novo uma mesma tarefa ou alterar dados em uma planilha inúmeras vezes, não é mesmo? Quando isso acontece, outras atividades mais sofisticadas vão ficando para trás, afetando o seu desempenho.
Ao adotar a gestão integrada, a redução de retrabalho é bastante significativa. Além da informação fluir entre os departamentos sem a necessidade de alteração constante dos dados, as tarefas repetitivas são sistematizadas. Dessa forma, todos ganham tempo para se dedicar aos assuntos estratégicos da empresa.
O fato de o sistema de gestão integrada impedir que as informações sejam manipuladas é essencial para aumentar a confiabilidade. Trata-se de uma característica fundamental na hora de prestar contas para os órgãos fiscalizadores do governo.
Todas as organizações precisam transferir dados fiscais e contábeis de suas operações para as instituições responsáveis. Com o uso de um sistema informatizado, essa transferência se torna mais tranquila. E, graças aos relatórios gerados por ele, a chance de erros na prestação de contas diminui significativamente.
A tomada de decisão em qualquer negócio deve ser feita de maneira consciente e com base em dados concretos. Tanto que é comum ouvirmos casos de empresas que tiveram que fechar as portas por tomar decisões com base em suposições.
É por isso que uma das vantagens da gestão integrada é o fornecimento de uma visão ampla de todas as atividades da organização. Isso porque o sistema conta com um painel de controle que mostra em tempo real os processos de todos os departamentos, facilitando a análise do andamento do negócio.
Um problema que perpassa as diversas tarefas diárias de uma empresa são os erros. Por mais atenção que colaboradores e gestores tenham na hora de preencher documentos, registrar processos e fazer relatórios, há sempre um risco de algum dado estar errado. E o risco é maior ainda quando essas atividades são feitas manualmente.
Com isso, a empresa acaba tendo despesas desnecessárias. De um lado, por conta do tempo gasto com problemas eventuais decorrentes de erros. E, de outro, por conta de atrasos no pagamento ou multas que podem ser evitadas por meio da gestão integrada e controle das operações.
Não são apenas as empresas que não contam com sistemas informatizados que podem ter ganhos significativos com a gestão integrada. Isso porque há também as organizações que usam vários softwares, sendo cada um deles dedicado a uma única função. E comprar a licença de diversos programas sai caro.
Ainda que eles otimizem tarefas, a impossibilidade de comunicação entre eles é um problema. Entretanto, no caso dos sistemas de gestão integrada, todos os processos administrativos estão unidos em uma plataforma única. Além de simplificar o trabalho, o investimento de tempo e dinheiro é bem menor.
Vale apontar aqui que a implementação de um sistema de gestão integrada demanda alguns preparos por parte dos gestores. Antes de tudo, é preciso fazer um planejamento de como a prática será adotada, quais são as expectativas e os objetivos a serem atingidos.
A partir disso, os gestores podem criar as políticas necessárias para que as equipes se engajem com essa mudança e colaborem com todo o processo. Isso porque implementar a gestão integrada nem sempre é uma tarefa simples. Afinal, sempre há quem questione esse tipo de mudança e prefira continuar trabalhando como sempre fez.
Portanto, é fundamental que as empresas contem com profissionais qualificados e preparados para lidar com todo o processo de maneira adequada, visando garantir a eficiência do novo sistema. Dependendo do caso, contratar uma empresa especializada no assunto compensa.
Além disso, os gestores devem conhecer a fundo os princípios e melhores práticas de gestão integrada para que a implementação tenha sucesso. Fique sabendo que para obter esses conhecimentos, investir em uma formação adequada é o primeiro passo.
Quer ficar por dentro de outras tendências e receber dicas de gestão de empresas? Assine a newsletter da Século XXI Minas e receba todos os melhores conteúdos em primeira mão!
